Zmiana lokalu wymaga rzetelnego zaplanowania działań – od zgłoszenia zmian do Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych po zamówienie transportu.

Fot.sxc.hu

Przeniesienie do nowego lokalu to nie lada wyzwanie dla właścicieli firmy, którym zależy na ciągłości pracy. Przewiezienie dokumentów, sprzętu czy mebli to tylko jeden z etapów procesu, który - bez odpowiedniego przygotowania – może zastopować lub w najlepszym przypadku spowolnić pracę w firmie nawet przez 2-3 tygodnie. Pracownicy, zamiast zajmować się sprzedażą bądź świadczeniem usług, cały czas poświęcą na porządkowanie dokumentacji i organizowanie miejsc pracy. Dlatego przeprowadzkę warto dokładnie zaplanować (nawet miesiąc wcześniej) i wyznaczyć osobę odpowiedzialną za jej przebieg.

Pora na zmiany

Najwięcej przeprowadzek firm ma miejsce latem i wczesną jesienią – w większości firm (z wyjątkiem m.in. działalności sezonowych) w okresie urlopowym zapotrzebowanie na ich usługi może być mniejsze niż w innych miesiącach. Pod nieobecność urlopowiczów łatwiej też zaplanować niektóre prace, np. przygotować do transportu sprzęt IT. Dobrym dniem na przewiezienie firmowych zasobów w nowe miejsce jest sobota (w wielu firmach dzień wolny od pracy) – dzięki temu w poniedziałek pracownicy nie będą czekać bezczynnie na wszystkie swoje rzeczy w nowym miejscu.

Porządek w działach i papierach

Przed przeprowadzką warto zadbać o przeprowadzenie inwentaryzacji i oznakowania majątku firmy. Lista wszystkich mebli, rzeczy czy całego sprzętu wraz z zaznaczeniem w nowym lokalu konkretnego miejsca, w którym powinny się one znaleźć usprawni proces i może być niezwykle pomocna w przypadku, gdy któryś z pracowników zauważy braki.

Największym wyzwaniem może okazać się archiwizacja i oznakowanie firmowej dokumentacji. Przy dużej ilości dokumentów warto zainwestować w pomoc specjalistów. Profesjonalne firmy przeprowadzkowe do oznakowania kartonów wykorzystują specjalne programy komputerowe, specjalne drukarki i czytniki kodów kreskowych.

Jeśli firma ma wydzielone działy, jednym z pierwszych, który powinien zostać zagospodarowany w nowym miejscu jest dział informatyki – pracownicy IT, którzy uporządkują już własne stanowiska pracy będą gotowi pomóc innym, np. w konfiguracji czy podłączeniu sprzętu. Warto również pamiętać, że przeprowadzka do nowej siedziby może być okazją do reorganizacji firmy, pozbycia się niepotrzebnych rzeczy lub przynajmniej zmiany usytuowania działów.

Dokumenty

Przeprowadzka zwykle oznacza konieczność poinformowania o zmianie adresu siedziby wielu urzędów – mamy na to tydzień. W urzędzie miasta lub gminy należy wypełnić ten sam formularz, który składa się przy rejestracji firmy. W ten sposób w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) znajdą się aktualne dane adresowe. O nowym miejscu informujemy również pozostałe instytucje – ZUS i US.

Zdaniem Jarosława Lehwarka, prowadzącego salon meblowy BoConcept, w starej lokalizacji maksymalnie długo powinna się znajdować informacja o nowym adresie.

- Kiedy przeprowadzaliśmy salon meblowy w inne miejsce, do momentu otwarcia nowej lokalizacji wciąż działał salon pod starym adresem. Dwie osoby zajmowały się starym salonem, a jedna nowym. W czasie gdy trwały prace adaptacyjne w nowych wnętrzach musieliśmy zamknąć stary punkt w sposób najmniej kłopotliwy dla klientów, rozliczyć się z poprzednim wynajmujących, poinformować wszystkich o przenosinach salonu – wspomina partner BoConcept.

O nowej siedzibie trzeba również poinformować klientów i kontrahentów, co oznacza konieczność wyrobienia nowych pieczątek, wizytówek, materiałów reklamowych oraz wprowadzenia zmian, np. w stopce e-mail, na stronie internetowej, na papierze firmowym, w kasie fiskalnej i na fakturach (każda faktura, w której znajdzie się błędny adres będzie wymagała korekty wystawiającego). (asie)