Niezbędnik umowy najmu
Skonstruowanie dobrej umowy najmu nie jest łatwe, podobnie jak znalezienie atrakcyjnego lokalu.
Każdy kto myśli o wynajęciu powierzchni użytkowej powinien zapoznać się z najważniejszymi postanowieniami, które bezwzględnie muszą znaleźć się w umowie najmu.
Strony umowy
Wynajmujący lokal na biznes powinien przekazać dane swojej firmy do umieszczenia w umowie: pełną nazwę firmy, adres siedziby, NIP. Informacje te można sprawdzić online. W zależności od tego w jakiej formie przedsiębiorca prowadzi swoją działalność, szczegółów należy szukać albo w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Okres obowiązywania
Umowa może być zawarta zarówno na czas określony, jak i nieokreślony. W przypadku umów zawieranych na czas określony, jeśli najem zawarty jest na czas dłuższy niż 10 lat, stosuje się do niego przepisy dotyczące umów na czas nieokreślony. W przypadku umowy zawartej pomiędzy przedsiębiorcami ta zasada obowiązuje po upływie 30 lat. Minimalny okres wypowiedzenia w przypadku umów zawieranych na czas nieokreślony, w których czynsz jest płatny miesięcznie to trzy miesiące. Nasuwa się pytanie, czy umowę można wypowiedzieć bez zachowania wymaganego okresu wypowiedzenia. Ustawodawca zostawia nam taką „furtkę” , jeśli wady wynajmowanego lokalu zagrażają zdrowiu najemcy lub jego pracownikom. W takiej sytuacji najemca może wypowiedzieć umowę natychmiast, nawet jeśli ją zawierając wiedział o tych wadach.
Przedmiot lokalu
Warto zadbać o szczegółowość opisu lokalu. Prócz informacji podstawowych jak: metraż, ilość pomieszczeń, piętro, adres i przeznaczenie lokalu należy opisać wyposażenie. Opis można zamieścić w formie załącznika do umowy.
Rozliczenia stron
Strony powinny zawrzeć w umowie wysokość oraz termin zapłaty czynszu. Jeśli jednak brak jest informacji odnośnie tego, do kiedy najemca ma uiszczać płatności, przyjmuje się, że płatności mają być regulowane z góry. Jeśli najem ma trwać nie dłużej niż miesiąc, płatność powinna być uiszczona za cały czas najmu. Jeśli najem ma trwać dłużej, lub jeśli zawarto umowę na czas nieokreślony, płatności powinny być uiszczane miesięcznie, do 10-go dnia miesiąca. Podstawowym obowiązkiem najemcy są terminowe płatności a ustawodawca chroni wynajmującego przed ociąganiem się z zapłatą czynszu przez najemcę. Jeżeli najemca opóźnia się z zapłatą czynszu przynajmniej za dwa pełne okresy rozliczeniowe, wynajmujący może wypowiedzieć umowę najmu w trybie natychmiastowym.
Do rozliczeń stron należy dodać także ustalenia dotyczące kaucji. Warto określić w umowie jej wysokość, zazwyczaj jest to wartość co najmniej jednomiesięcznego czynszu. Należy również podać termin i okoliczności, kiedy zostanie ona najemcy zwrócona, a także powód jej pobrania (na przykład na poczet ewentualnych szkód wyrządzonych z winy najemcy).
Zarówno w przypadku czynszu, jak i kaucji, dobrze jest określić w umowie czy będą one podlegały waloryzacji, a jeśli tak, to jak często i z jakich powodów ich wysokość może ulegać zmianie. W przypadku braku zapisów w umowie, wynajmujący może podwyższyć czynsz najpóźniej na miesiąc naprzód.
Wydanie i utrzymanie lokalu
Termin wydania lokalu jest kolejną istotną rzeczą do ustalenia w umowie. Przykładowo może to być dzień zawarcia umowy. Warto również ustalić podział kosztów związanych z utrzymaniem lokalu. Najczęściej stosowanym rozwiązaniem w praktyce jest obarczenie najemcy kosztami codziennego utrzymania lokalu. Dlatego też to najczęściej to on ponosi koszty zużycia wody, prądu, gazu etc. Także drobne naprawy, związane ze zwykłym używaniem lokalu obciążają najemcę. Po stronie wynajmującego jest z kolei wydanie lokalu w stanie umożliwiającym jego użytkowanie w umówiony sposób oraz dbanie o utrzymywanie tego stanu przez cały czas trwania umowy.
W przypadku napraw, które są niezbędne do używania lokalu, najemca wyznacza wynajmującemu termin na dokonanie naprawy. Po jego upływie ma prawo samodzielnie przeprowadzić naprawę, na koszt wynajmującego. W sytuacji, kiedy usterka pojawiła się z wyłącznej winy najemcy, to on będzie zobowiązany pokryć koszty takiej naprawy.
Podnajem
Umowę można rozszerzyć o klauzulę dotyczącą podnajmu. Jest to przyznanie najemcy prawa do oddania lokalu w podnajem osobie trzeciej. Taki przywilej może być istotny z punktu widzenia franczyzobiorcy, który na siebie bierze ryzyko związane z prowadzeniem działalności. Podnajem daje mu możliwość scedowania praw do umowy, na przykład na swojego franczyzodawcę, w razie gdyby chciał zaprzestać prowadzenia działalności franczyzowej.
Najem we franczyzie
Franczyzodawca może zastrzec sobie prawo do przejęcia lokalu po zakończeniu współpracy z franczyzobiorcą. Takie rozwiązanie pozwala franczyzodawcy zachować lokalizację która jest już rozpoznawalna w oczach klientów. Aby tzw. ”opcja wynajmu” była możliwa, franczyzobiorca powinien zawrzeć w umowie klauzulę dotyczącą podnajmu, opisywaną powyżej. Strony mogą również zawrzeć umowę trójstronną pomiędzy wynajmującym, franczyzobiorcą i franczyzodawcą. Specjalne reguły odnośnie franczyzy mogą także dotyczyć czasu obowiązywania umowy najmu. Franczyzodawca niekiedy może wymagać aby umowa najmu obowiązywała przez czas trwania umowy franczyzowej.
Tak jak w przypadku indywidualnych właścicieli nie powinno być trudności z wynegocjowaniem takich zapisów, tak centra handlowe z pewnością będą podchodzić sceptycznie do jakichkolwiek zmian ich wzorów umownych. W takiej sytuacji warto udać się po pomoc do franczyzodawcy, który z racji swej pozycji rynkowej będzie miał lepszą pozycję negocjacyjną.
Odpowiada za tworzenie pakietów franczyzowych (modele biznesowe, umowy franczyzowe, podręczniki operacyjne) dla kluczowych klientów firmy oraz doradztwo prawne.
